Vertrek met een gerust hart op vakantie met deze tips
1. Verwittig je contacten en collega’s over jouw verlofperiode
Zo kunnen lopende zaken besproken worden ruim voor je vertrek. Hoe eerder mensen het weten, hoe beter ze rekening houden met je afwezigheid.
Maak best ook goede afspraken met je contacten en collega’s… Mogen ze je bellen in geval van nood tijdens je verlof of niet? Een sms? En wat doe je met de Whatsapp-groep die je mogelijks nog hebt – even meldingen dempen? Denk hier ook even op voorhand over na.
3. Bereid je vervanging (én terugkeer) voor
Voor taken die jij alleen opneemt is het goed om een vervanger te zoeken. Je zorgt er best voor dat die collega goed geïnformeerd is en naast uitleg ook een gedocumenteerde handleiding of werkbeschrijving heeft. Als het lukt, zorg er dan ook voor dat je collega die taak al eens zelfstandig kan doen met jou in de buurt. Zo voelen jullie je allebei zeker.
Spreek goed af of je wel of niet te bereiken bent tijdens je verlof voor dringende zaken. Zo word je niet constant gestoord en beperk je achterblijfstress voor de doorwerkers.
En niet onbelangrijk: spreek af hoe je vervanger je nadien brieft: wil je in alle mails in cc staan en doorworstel je dit zelf? Of kies je voor een moment om dit samen te overlopen? Zo’n terugkeermoment kan rust én leermomenten creëren voor de 2 partijen. En geef toe, met een koffie erbij kan het ook gezellig zijn!
6. Notificaties uit en digitale detox
Lees jij je mail op je gsm? Zet dan zeker je notificaties uit… Zo ben je niet steeds geneigd om je mail te checken én zie je ook niet hoeveel mails op jou wachten.
Nog een stapje verder? Wat denk je van even geen internet om af te kicken van de enorme informatiestroom. De wereld blijft draaien zonder dat jij van alles op de hoogte bent.
2. Plan je werk
Begin niet de grootste projecten op te starten net voor je vertrek. Je bent er anders de hele vakantie mee bezig. Bekijk goed welke zaken je wilt afgerond hebben voor je vertrek en welke kunnen wachten. Maak best ook een retro-planning zodat je tijdig in kaart hebt wat zeker nog klaar moet zijn. En voorzie voldoende tijd… idealiter zijn er geen grote to do’s meer op je laatste dag voor je verlof.
4. Laat je telefoontjes doorverwijzen
Deze tip is mee afhankelijk van het beleid en de tools die in je bedrijf gebruikt worden voor de telefonie.
Je kan je telefoon doorschakelen naar de collega die jouw back-up is of je kan ook een aangepast bericht voorzien op je antwoordapparaat. Vermijd best wel dat de oproepen op je gsm doorgeschakeld worden op je verlof…
5. Out of office-bericht
Zet een out of office-bericht aan in je mailbox. Vermeld duidelijk wie jou vervangt en hoe men die persoon kan bereiken.
En… geef jezelf een dag extra om je terug in te werken. Zeker als je bericht voor intern en externe contacten verschillend kan zijn, overweeg dan om je terugkeerdatum iets later te zetten zodat je niet direct op dag 1 overladen wordt met telefoons.
7. Hou ook rekening met het verlof van je collega’s
Ook je collega’s hebben verlof… hou met deze tips ook rekening naar hen toe. Weet je dat een collega op verlof is, dan kan je misschien nog even wachten om een mail te sturen en je vraag bewaren tot je collega terug is?
